Modul 4: Beratung für die Betriebsphase

IPS (Instandhaltungsplanungssystem), z.B.

  • CMMS (Computerized Maintenance Management System)

  • CAFM-System (Computer Aided Facility Management System)

Kennzahlen, z.B.

  • OKR (Objectives and Key Results)

  • KPI (Key Performance Indicators) 

  • OEE (Overall Equipment Effectiveness)

Die Planung der Betriebsphase beginnt damit, sich über die Ziele klar zu werden. Was steht im Vordergrund – Rechtssicherheit, Anlagenverfügbarkeit, Prozesssicherheit, Arbeitsbedingungen, Wirtschaftlichkeit, Energieeffizienz? 
Im nächsten Schritt ist zu klären, wie diese Ziele erreicht werden können. Es sind Fragen zu beantworten, wie z.B.:
  • Wie hoch ist der Anteil von Eigen- und Fremdleistungen?
  • Wie weit nutze ich die Möglichkeiten der Automatisierung und Digitalisierung?
  • Wo benötige ich Predictive Maintenance und wo ist ein Crashmanagement vertretbar und wirtschaftlich?
Danach erfolgt die Festlegung der Kennzahlen (OKR, KPI, OEE). Führungsstrukturen, Verantwortlichkeiten und Prozessbeschreibungen sind mindestens für wesentliche Bereiche und Aufgaben zu beschreiben. Ein Kernprozess ist der Leistungsprozess.

Beispiel für einen Leistungsprozess

Im Zuge der Definition des Leistungsprozesses werden bereits Anforderungen an das IPS (u.a. inkl. Ticketsystem, MDE) umrissen.
Alle Prozesse und Verfahren um das Thema Rechtssicherheit (u.a. Regelwerks-kontrolle, Gefährdungsbeurteilungen und Betriebsanweisungen, Unterweisungen/Einweisungen für Mitarbeiter und Externe, Kontrollnachweise, Leistungsdokumentation, nachweispflichtige Qualifikationen) sind von herausragender Bedeutung, um der Betreiberverantwortung gerecht zu werden. 
Nur mit klaren Prozessen kann eine Aufbau- und Ablauforganisation erfolgreich festgelegt werden. Dabei sollten die Realisierung und Dokumentation einer rechtssicheren Organisation mit 
  • Auswahl-, Anweisungs- und Überwachungspflichten
  • transparenter Delegation von Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung (Achtung: Delegierender behält Überwachungs- und Kontrollpflichten)
  • entsprechenden Kooperationsregelungen
als Anweisungs- und Nachweissystem im Vordergrund stehen. Hier bestehen enorme und vielfach unterschätzte Risiken, deren sich Betreiberverantwortliche oft nicht bewusst sind. 
Ein weiterer Schwerpunkt ist das Servicemanagement, insbesondere die Teile des Incident-, Problem- und Changemanagements. In einer strukturierten Form aus Ausfällen und Fehlern zu lernen, um Wiederholungen zu vermeiden, kann sehr lohnend sein, insbesondere wenn Anlagenverfügbarkeit und Prozesssicherheit im Vordergrund stehen.  
Im Einzelfall können weitere Prozesse und Schnittstellen betrachtet werden. Für konkrete Probleme im laufenden Betrieb können Problemursachen über Ansätze wie FMEA und/oder Ishikawa angewendet werden.
Die Beratung für die Betriebsphase ist ein außerordentlicher Schwerpunkt, sowohl für das Aufsetzen des Betriebs, als auch wiederkehrend als Audit um sicherzugehen, dass Risiken durch die Verantwortung für den Anlagen- und Gebäudebetrieb geringstmöglich gehalten werden.